Bordro incelenirken en çok çalışanın hesabına geçecek tutara bakılır. Ancak ücret hesabını anlamak için brüt kazancı, kesintileri ve işverenin üstlendiği ek kalemleri ayrı ayrı okumak gerekir. Aynı tutarı ifade ediyor gibi kullanılan bu kavramlar, işe alım bütçesinden çalışanla yapılan ücret görüşmesine kadar farklı kararları etkiler. Bordro hazırlığı da yalnızca bir yazılıma rakam girmekten oluşmaz; doğru bilgilerin doğru döneme ait olması gerekir.
Brüt ücret neyi ifade eder?
Brüt ücret, ücret hesabında çalışana ait kesintiler uygulanmadan önceki tutarı anlatır. Temel ücret ile döneme ait ek kazançların nasıl gösterildiği bordronun yapısına göre incelenmelidir. Çalışma Bakanlığının ücret rehberi, ücretin iş karşılığında sağlanan ödeme olduğunu açıklarken fazla çalışma gibi ayrı ücret başlıklarını da ele alır.
İşveren açısından ilk kontrol, sözleşmede veya ücret mutabakatında kullanılan kavramı belirlemektir. Adaya söylenen tutarın brüt mü net mi olduğu açık değilse bordro hesaplamasından önce bu belirsizliği çözün. Ücret artışı konuşulurken de aynı kavramın kullanıldığını kontrol edin. Böylece farklı tutarları karşılaştırıp yanlış bir sonuca ulaşma ihtimali azalır.
Net ücret ve ödeme tutarı nasıl okunmalı?
Net ücret, ilgili hesapta brüt tutardan uygulanacak kesintiler çıkarıldıktan sonra kalan ücrettir. Bakanlığın net ücret ve maliyet tabloları, çalışan payına ilişkin kalemleri brüt tutardan ayrı gösterir. İşverene ait prim payları ise tablonun maliyet bölümünde yer alır.
Hesaba yatırılacak tutarı incelerken ücret dışındaki hareketleri de sorabilirsiniz. Örneğin daha önce ödenen bir avansın mahsubu veya ayrıca yapılan bir ödemenin kaydı, banka hareketiyle bordro arasındaki karşılaştırmayı etkileyebilir. Böyle bir farkta tek bir toplam rakama bakmak yerine dönemi, ödeme açıklamasını ve hesap bileşenlerini birlikte kontrol etmek daha açıklayıcıdır.
İşveren maliyeti neden ayrı değerlendirilir?
İşverenin personel bütçesi yalnızca çalışana ödenen net ücret değildir. Bakanlığın bilgilendirme tablolarında, brüt ücrete eklenen işveren prim paylarıyla toplam maliyet ayrı hesaplanır. Dolayısıyla çalışan kesintileriyle işverenin üstlendiği payları aynı kalem gibi okumamak gerekir.
İşletme içi bütçe çalışmasında yemek, ulaşım, ekipman veya eğitim gibi planlanan harcamaları da ayrı satırlarda gösterebilirsiniz. Bu harcamaların muhasebe ve bordro bakımından nasıl değerlendirileceğini ayrıca sorun. Her personel için tek bir sabit maliyet katsayısı kullanmak yerine çalışma koşulları ile uygulanacak düzenlemelere göre hazırlanmış hesabı inceleyin.
Kesinti başlıklarını birbirine karıştırmayın
Bordroda görülen kesintiler aynı nedene dayanmaz. Sosyal güvenlik primleri ve vergilere ilişkin hesaplar ile çalışana özel başka hareketleri ayrı açıklamalarla takip etmek, hesabın anlaşılmasını kolaylaştırır. Hangi kalemin hangi dayanakla uygulandığını bordroyu hazırlayan kişiye sorabilirsiniz.
Çalışma Bakanlığının açıklamasında ücret hesap pusulasında ödeme dönemi, eklemeler ve kesintilerin ayrı gösterilmesi gerektiği belirtilir. Bu nedenle yalnızca son tutarı bildiren kısa bir mesaj yerine hesabın bileşenlerini anlaşılır biçimde paylaşmayı planlayın. Çalışanın yönelttiği soruyu yanıtlarken de bordro dönemiyle ilgili kayıtları esas alın.
Bordroya hangi bilgileri hazırlayabilirsiniz?
Aşağıdaki liste işletme içinde kullanılabilecek bir hazırlık önerisidir; her kalemin her çalışan için geçerli olduğu anlamına gelmez:
- Çalışılan dönem ve varsa işe başlangıç veya ayrılış bilgisi.
- İzin, devamsızlık ve çalışma süresine ilişkin doğrulanmış kayıtlar.
- Onaylanmış değişken ücret veya prim bilgileri.
- Ücret değişikliğinin kapsamı ve geçerli olduğu dönem.
- Önceden yapılan ödemeler ve açıklamaları.
Değişken ödeme bulunmadığında bunu da açıkça belirtmek, bilgi eksikliğiyle “bu dönemde yok” bilgisini ayırmayı sağlar. Verileri gönderen kişi ile son kontrolü yapan kişi belli olursa düzeltme gerektiğinde aynı dosyanın farklı sürümleri arasında çalışılmaz.
Kontrolü üç adımda tamamlayın
Önce çalışan ve dönem bilgilerinin doğruluğuna, ardından kazanç ve kesinti açıklamalarına, son olarak ödeme planıyla hesabın uyumuna bakın. Sorunlu kalemleri tek tek işaretleyip tek bir güncel liste üzerinden geri bildirim verebilirsiniz. İşletmenize uygun veri paylaşım düzenini bordro ve SGK hizmetleri görüşmesinde netleştirin.