Yeni bir bilgisayarın faturası muhasebeye gönderildiğinde, işletme içindeki ekipman takibinin de başladığı düşünülebilir. Oysa faturada cihazın hangi çalışanda olduğu, nerede kullanıldığı veya daha sonra başka bir ofise taşındığı her zaman görünmez. Demirbaş takibinde satın alma belgesiyle kullanım bilgisini birlikte korumak gerekir. Bu yazı, ekipman edinildiği andan itibaren güncel tutulabilecek bir bilgi düzenine odaklanır.
Sürekli kullanılan varlıkla günlük tüketimi ayırın
İşletmede satılmak üzere tutulan ürünler, kısa sürede tüketilen malzemeler ve faaliyet için kullanılan ekipman aynı amaçla alınmaz. Bir bilgisayar mağazasında müşteriye satılacak bilgisayarla işletmenin muhasebe çalışanının kullandığı bilgisayarın işlevi farklıdır. Satın alınan ürünün adından önce, işletmede ne amaçla kullanılacağını anlatmak bu yüzden önemlidir.
Vergi Usul Kanunu’nun 313. maddesi amortismanın konusunu, işletmede kullanılan ve yıpranma, aşınma veya değer kaybına maruz kalan belirli kıymetler üzerinden düzenler. Bu çerçeve her ekipmanın aynı şekilde kaydedileceği anlamına gelmez. Varlığın niteliği, kullanım amacı ve uygulanacak düzenleme mali müşavir tarafından birlikte değerlendirilmelidir.
Alış bedelini doğrudan dönem gideri varsaymayın
Bir tutarın ödenmiş olması, tamamının aynı dönemde gider olarak dikkate alınacağını tek başına göstermez. Harcamanın doğrudan giderleştirilmesi veya varlık olarak kaydedilip amortisman yoluyla değerlendirilmesi, işlemin özelliklerine ve ilgili kurallara bağlıdır. Kendi hazırladığınız bütçedeki “ofis gideri” başlığı, muhasebe sınıflandırmasını kesinleştirmez.
Mali müşavirinize ürünün açıklamasını, alış belgesini ve gerçek kullanım planını birlikte verin. Kurulum, taşıma veya ek parça gibi bağlantılı harcamalar varsa bunları da ayrıca belirtin. Hangi kalemin maliyetle ilişkilendirileceğini önceden varsaymak yerine belgeler üzerinden sorun. Birbirine bağlı parçaların ayrı ayrı mı, birlikte mi değerlendirileceği de görüşülebilecek konulardandır.
Ekipman için anlaşılır bir varlık kartı hazırlayın
İşletme içinde her ekipmana ayrı bir takip numarası vermek pratik olabilir. Bu numara muhasebe kaydının yerine geçmez; fiziksel cihazla ilgili bilgiye ulaşmayı kolaylaştırır. Varlık kartını basit bir tabloda veya kullandığınız iş yazılımında tutabilirsiniz.
Kartta şu alanlara yer verebilirsiniz:
- Ekipmanın açık adı, marka, model ve varsa seri numarası.
- Satıcının adı ile alış belgesinin tarihi ve numarası.
- Teslim alınan ve kullanıma hazır hale gelen tarihler.
- Kullanım amacı, bulunduğu adres ve sorumlu kişi.
- İlgili kurulum, bakım veya ek parça belgelerinin bağlantıları.
- Son değişikliğin açıklaması ve bilgiyi güncelleyen kişi.
Bu alanlar işletme içi takip önerisidir. Vergisel kayıtların hangi formatta tutulacağı ayrıca belirlenir. VUK’un 189. maddesi amortismana tabi kıymetlerin ve amortismanlarının gösterileceği kayıt biçimlerini düzenler; işletmenin kendi ekipman listesi bu kayıtlarla ilişkilendirilerek kullanılabilir.
Teslim, kullanım ve ödeme bilgisini karıştırmayın
Siparişin verildiği, bedelin ödendiği, ürünün teslim edildiği ve kullanılabilir hale geldiği anlar farklı olabilir. Örneğin kutusu teslim edilen bir makinenin kurulumu henüz tamamlanmamış olabilir. Listede yalnızca banka ödeme tarihinin bulunması, işlemin bütün aşamalarını anlatmaz.
Bu tarihleri ayrı alanlarda paylaşmak, mali müşavirinizin kayıt değerlendirmesine somut bilgi sağlar. Bir cihaz depoda bekliyorsa veya başka ekipmanla birlikte çalışacaksa durumu açıkça yazın. Bunları belirtmekten hareketle kendi başınıza amortisman başlangıcı ya da oranı belirlemeyin; uygulanacak yöntem ve koşulları görüşmede netleştirin.
Bakım ve ekipman değişikliklerini kartla ilişkilendirin
Bakım, onarım veya parça değişikliği yapıldığında faturanın hangi ekipmana ait olduğunu açıklayın. “Teknik servis” yazan bir ödeme, işlemin niteliğini göstermeyebilir. Yapılan işin raporu, değişen parça ve cihazın güncel durumu gibi bilgileri aynı kartta toplamak yararlıdır.
Örneğin bir bilgisayardaki bellek değişikliğiyle bütün çalışma sisteminin yenilenmesi aynı olay değildir. Burada amaç harcamaya kendiniz muhasebe sonucu vermek değil, incelemeye yeterli açıklamayı hazırlamaktır. Sorumlu çalışan değiştiğinde cihazın yeni kullanıcısını ve teslim bilgisini de güncelleyin.
Satış veya kullanım dışı kalma bilgisini iletin
Ekipman satıldığında, başka bir yere devredildiğinde, kaybolduğunda ya da kullanılamaz duruma geldiğinde kaydı sessizce silmeyin. Olayın tarihini, açıklamasını ve mevcut belgelerini mali müşavirinize aktarın. Kullanılmayan bir cihazı işletme içi listede “kullanım dışı” olarak işaretlemek, muhasebe kaydından otomatik çıkarıldığı anlamına gelmez.
Bu hareketleri satın alma bilgisiyle aynı kartta izlemek, ekipmanın geçmişini anlaşılır tutar. Demirbaş kayıtlarının muhasebe tarafını muhasebe ve beyanname hizmeti kapsamında ele alabilir; ekipman bütçesiyle ilgili kararları mali danışmanlık görüşmesinde ayrıca değerlendirebilirsiniz.