Dönem sonu hazırlığında yalnızca faturaları bir klasöre toplamak yeterli bir başlangıç olmayabilir. Depodaki ürünlerin durumu, müşterilerden beklenen tahsilatlar, tedarikçilere olan borçlar ve banka hareketleri de birlikte ele alınır. Bu bilgiler, muhasebe kayıtlarının işletmedeki gerçek durumla karşılaştırılmasına yardımcı olur.
İşletmenin tuttuğu defterler ve faaliyet biçimi, yapılacak çalışmanın kapsamını etkiler. Buradaki adımlar bir beyan takvimi değildir. Mali müşavirinizle belirleyeceğiniz dönem sonu çalışmasına hangi bilgileri hazırlayabileceğinizi anlatan bir iş planıdır.
Önce çalışma kapsamını ve sorumluları belirleyin
Sayım, banka dökümleri, müşteri hesapları, tedarikçi bilgileri ve personel değişiklikleri için kimden bilgi alınacağını yazın. Aynı veri birden fazla departmandan geliyorsa hangi listenin güncel kabul edildiğini netleştirin. İncelenecek dönem ve karşılaştırma tarihi bütün ekipte aynı anlaşılmalıdır.
Örneğin, stok listesi bir tarihe, depo sayımı farklı bir tarihe aitse aradaki mal giriş ve çıkışlarının açıklanması gerekir. Bu yüzden her dosyada verinin hangi anı temsil ettiğini belirtin. Çalışma sırasında yeni bilgi geldikçe sürüm tarihini güncelleyin; önceki dosyaları karıştırmadan saklayın.
Stok sayımını ürün ve lokasyon bazında hazırlayın
Vergi Usul Kanunu’nun 186. maddesi envanteri, işletmedeki mevcutların yanında alacak ve borçları da kapsayan bir tespit olarak tanımlar. Fiziki ürün sayımı bu çalışmanın önemli parçalarından biridir. Sayım sonucunu yalnızca toplam tutarla ifade etmek yerine ürün kodu, açıklama, miktar, ölçü birimi ve bulunduğu yerle kaydedin.
Kendi deponuz, mağazanız ve başka bir işletmenin deposundaki ürünler için ayrı lokasyonlar kullanın. İşletmenizde bulunan başkasına ait malları da karışmayacak biçimde işaretleyin. Hasarlı, bozulmuş, kullanılamayan veya iade bekleyen ürünleri ayrı listede gösterin. Bu nitelendirmeler kendiliğinden vergi sonucu oluşturmaz; değerlendirme için somut bilgi sağlar.
Alacak ve borç listelerini belgelerle karşılaştırın
Müşteri ve tedarikçi bazında açık işlemleri listeleyin. Tutarın hangi faturadan, avans işleminden veya ödemeden kaynaklandığını gösterin. Toplam bakiyenin yanında işlem ayrıntısının bulunması, farkın nerede oluştuğunu araştırmayı kolaylaştırır. İlgili hesapların karşı tarafla karşılaştırılmasına ilişkin yöntemi mali müşavirinizle belirleyin.
Uzun süredir tahsil edilemeyen bir alacak varsa, yalnızca “ödenmedi” notuyla bırakmayın. Yapılan görüşmeleri, kısmi ödemeleri ve varsa hukuki sürece ilişkin belgeleri hazırlayın. Bir borcun ödendiğini düşündüğünüz halde listede görünmesi durumunda da ödeme referansını ekleyin. Herhangi bir bakiyeyi açıklama olmadan silmeyin.
Banka, kasa ve ödeme kuruluşu hareketlerini tamamlayın
İşletmenin kullandığı bütün hesapların dökümlerini aynı dönem için hazırlayın. Kredi kartı tahsilatları, ödeme kuruluşları ve pazaryerlerinden beklenen tutarlar varsa bunları ayrıca gösterin. Bankaya henüz aktarılmamış bir tahsilatla hesaba geçmiş ödemeyi aynı aşamada varsaymayın.
Kasa için fiilî durum ile takip edilen kayıtların karşılaştırılmasını planlayın. Fark gördüğünüzde önce hareketin nedenini araştırın: açıklanmamış bir ödeme, eksik belge veya yanlış eşleştirme olabilir. Farkı kapatmak amacıyla gerçek bir işleme dayanmayan kayıt hazırlamak yerine durumu mali müşavirinize aktarın.
Ekipman ve dönemler arası işlemleri gözden geçirin
Bilgisayar, makine, mobilya ve benzeri varlıkların güncel listesini hazırlayın. Yeni alınan, satılan, elden çıkarılan veya kullanılamayan ekipmanı ilgili belgeleriyle işaretleyin. Muhasebe açısından hangi işlemin yapılacağına karar vermeden önce olayın tarihini ve niteliğini açıklayın.
Peşin ödenmiş abonelikler, devam eden işler, henüz belgesi ulaşmayan hizmetler veya teslimi tamamlanmamış siparişler de görüşme gündemine alınabilir. Bunların hangi dönemde ve nasıl değerlendirileceği işlem özelinde ele alınmalıdır. İşletme içindeki bir listeye kategori vermek, muhasebe sınıflandırmasını kesinleştirmez.
Son görüşmeye bir açık işler listesi götürün
Hazırladığınız dosyaların yanına çözülemeyen konuları ekleyin. Her satırda konuyu, beklenen belgeyi, bilgi verecek kişiyi ve mevcut durumu belirtin. Belgelerin okunabilirliğini kontrol edin; elektronik dosyaların yalnızca ekran görüntülerine bağımlı kalmayın. VUK’un 253. maddesindeki muhafaza çerçevesini gözeterek arşiv düzenini de değerlendirin.
Muhasebe ve beyanname hizmeti kapsamında bu bilgileri kayıtlarla birlikte inceleyebilirsiniz. Dönem verilerinin işletme kararlarına etkisini konuşmak için mali danışmanlık görüşmesinde ihtiyaç duyduğunuz raporları ayrıca belirleyebilirsiniz.