Pazaryeri panelinde görünen satış toplamıyla banka hesabına gelen ödeme aynı olmayabilir. Komisyonlar, kargo bedelleri, iadeler, kampanya katkıları ve farklı ödeme dönemleri bu farkın açıklanmasında rol oynayabilir. Bu nedenle yalnızca banka dekontunu paylaşmak, satışların bütününü anlamaya yetmeyebilir.
Muhasebe hazırlığında amaç, siparişten tahsilata uzanan bağlantıyı kurmaktır. Her platform aynı isimleri ve rapor yapısını kullanmaz. Önce kendi panelinizin hangi bilgileri sunduğunu belirleyin; ardından mali müşavirinizle düzenli bir dosya paylaşım biçimi oluşturun.
Her pazaryerini ayrı bir kaynak olarak tanımlayın
Satış yaptığınız platformları, mağaza adlarını ve bunlara bağlı ödeme hesaplarını listeleyin. Aynı işletmenin birden fazla mağazası varsa bunu açıkça gösterin. Hangi mağazanın hangi banka hesabına ödeme yaptığını kaydedin. Platform dışında kendi sitenizden veya mağazanızdan satış yapıyorsanız o kanalları da ayrı belirtin.
İlk hazırlıkta bir örnek siparişi başından sonuna izlemek faydalıdır. Sipariş numarasını, düzenlenen belgeyi, kargo kaydını, hakediş satırını ve banka hareketini eşleştirin. Ortak bir referans bulunmuyorsa hangi alanların bağlantı kurmaya yarayacağını araştırın. Sonraki işlemlerde aynı yöntemi uygulayabilirsiniz.
Satış raporuyla ödeme raporunu birlikte alın
Sipariş raporu satışların durumunu, hakediş veya ödeme raporu ise platformun yaptığı hesaplamayı gösterebilir. Raporların kapsadığı tarih alanını kontrol edin. Sipariş tarihi, teslim tarihi ve ödeme tarihi farklı kavramlardır. Bir raporun başka bir tarih alanına göre filtrelenmesi, karşılaştırmada açıklanamayan farklar oluşturabilir.
Hazırlık dosyanıza mümkünse şu bilgileri ekleyin:
- Sipariş ve işlem referansları.
- Satış belgelerinin numaraları.
- İptal, teslim ve iade durumları.
- Platformun ödeme veya hakediş dökümü.
- İlgili banka hesabının hareketleri.
Bu liste bir yasal belge şablonu değildir. Mali müşavirinizin işlemleri değerlendirebilmesi için oluşturabileceğiniz pratik bir eşleştirme düzenidir.
Kesintileri tek toplamda bırakmayın
Komisyon, lojistik, reklam, depolama ve diğer hizmet kalemlerini platformun kullandığı adlarla ayrı gösterin. İlgili hizmet faturalarını veya diğer belgeleri de raporlarla ilişkilendirin. Kampanyada indirimin kimin tarafından karşılandığını sözleşme ve panel bilgileriyle açıklayın.
GİB’in elektronik ticaret ödemelerine ilişkin tebliğinde komisyon, kargo ve hizmet bedeli gibi mahsup kalemleri ayrıca ele alınır. Buradan çıkarılacak hazırlık ihtiyacı, net banka ödemesiyle satış işlemine ait ayrıntıları birlikte saklamaktır. Varsa vergi kesintisini de raporda ayrı gösterin; uygulanacak vergi hesabını yalnızca paneldeki toplamdan tahmin etmeyin.
İadeyi siparişle ve para hareketiyle bağlayın
İade talebi, ürünün geri gelmesi ve bedelin müşteriye dönmesi farklı aşamalardır. Bir siparişin durumunu yalnızca “iade” etiketiyle takip etmek yerine hangi aşamanın tamamlandığını yazın. Kısmi iade varsa ürün ve adet bilgisini koruyun. İade farklı dönemde gerçekleştiğinde ilk satışın referansını kaybetmeyin.
İptal ile teslimden sonra yapılan iadeyi de ayrı belirtin. Platformun kestiği veya geri verdiği hizmet bedelleri bulunuyorsa bunları ilgili döküme ekleyin. Ticaret Bakanlığının mesafeli sözleşmeler rehberi, platform üzerinden iletilebilen talep ve bildirimleri açıklar. Muhasebe dosyanızda bu sürece ilişkin kayıtların bulunması, ne yaşandığını anlamayı kolaylaştırır.
Stok hareketlerini satış kanalına bağlayın
Platform deposuna gönderdiğiniz ürünler, kendi deponuzdaki ürünler ve geri dönen ürünler için lokasyon bilgisi tutun. Kargoya çıkan bir ürünle muhasebe kaydındaki satışın hangi aşamada ilişkilendirileceğini mali müşavirinizle görüşün. Kayıp, hasarlı veya müşteriden eksik dönen ürünleri normal satış akışından ayrı inceleme listesine alın.
Bu aşamada ürün kodlarının bütün sistemlerde aynı şeyi ifade etmesi önemlidir. Bir paketin içindeki birden fazla ürün, set satışı veya farklı varyantlar eşleştirmeyi zorlaştırabilir. Kullanılan kodların kısa bir açıklamasını dosyaya eklemek, sayım ve satış kontrollerinde yardımcı olur.
Dönem dosyasına açıklama notu ekleyin
Platform değişikliği, yeni mağaza açılışı, toplu iade veya olağandışı kesinti varsa teslim notunda belirtin. Raporları sonradan yeniden almanız gerekebileceğini düşünerek hangi filtrelerle indirildiğini kaydedin. Böylece aynı işlemi farklı raporlarda iki kez değerlendirme ihtimali daha kolay fark edilir.
Belge türlerini ayırmak için e-Fatura ve e-Arşiv rehberini okuyabilirsiniz. Kanal ve belge paylaşımını işletmenize uyarlamak için e-belge ve dijital muhasebe hizmetini inceleyebilirsiniz.