Bir işletmenin faaliyetini sona erdirmek, yalnızca satış yapmayı durdurmak veya ofisi boşaltmak değildir. Devam eden sözleşmeler, tahsil edilecek alacaklar, elde kalan ürünler ve saklanacak belgeler aynı anda gündeme gelebilir. Kapanış düşüncesi kesinleşmeden önce bu başlıkların listesini hazırlamak, mali müşavirle yapılacak görüşmenin somut bir planla sonuçlanmasına yardımcı olur.
Bu yazı bir kapanış başvuru listesi sunmaz. Gerçek kişi işletmesinde işi bırakma ile bir ticaret şirketinin tasfiye ve sicil işlemleri aynı süreç değildir. Hazırlanacak belgeler ve izlenecek yol, işletmenin hukuki yapısı ve mevcut işlemleri üzerinden belirlenmelidir.
Geçici duruşla işi bırakmayı ayırın
Vergi Usul Kanunu’nun 161. maddesi, işi bırakmayı vergiye tabi işlemlerin tamamen sona ermesi üzerinden tanımlar; geçici bir duruşu farklı değerlendirir. Bu nedenle bir süre sipariş almamak, internet mağazasını kapatmak veya bir işyerini boşaltmak üzerinden tek başına sonuca varmayın.
Görüşmede planınızı açıkça anlatın: Faaliyetin tamamı mı sona erecek, yalnızca bir satış kanalı mı kapanacak, başka bir adreste çalışma devam edecek mi? Kalan siparişleri ve sunulması beklenen hizmetleri de belirtin. Bildirim ve işlemlerin kendi durumunuzdaki kapsamını, tarihlerini ve sorumlusunu mali müşavirinizle netleştirin.
Stok ve işletme varlıklarını listeleyin
Depodaki ürünler, müşteride bulunan mallar, bilgisayarlar ve diğer ekipmanlar için güncel bir liste hazırlayın. Her kalemde miktarı, bulunduğu yeri, ilgili alış belgesini ve mevcut kullanım durumunu gösterebilirsiniz. Satılması, devredilmesi veya başka şekilde değerlendirilmesi düşünülen kalemleri ayrı işaretleyin.
Bir ürünün bedelsiz verilmesi ya da işletme sahibi tarafından alınması, muhasebe bakımından kendiliğinden işlemsiz bir durum oluşturmaz. Planlanan hareketi önce açıklayın; uygulanacak belge ve kayıt düzenini sorun. Liste hazırlamakla bu hareketleri gerçekleştirmeyi birbirine karıştırmayın. Özellikle başka işletmeye devir düşünülüyorsa kapsamın ayrıca incelenmesi gerekir.
Alacakları, borçları ve sonradan gelecek hareketleri görünür yapın
Müşteri alacaklarını, tedarikçi borçlarını, alınan avansları ve beklenen iadeleri ayrı satırlarda toplayın. Her kayıt için karşı taraf, dayanak belge, tutar ve görüşülen ödeme planı gibi alanlar kullanabilirsiniz. Banka hesapları dışında pazaryeri ve ödeme kuruluşlarında bekleyen bakiyeleri de inceleyin.
Örneğin mağazada satış bitmiş olsa da pazaryerinden daha sonra ödeme gelebilir veya önceki satışla ilgili iade oluşabilir. Bu ihtimalleri kapanış görüşmesinde belirtin. Hesapların ne zaman ve nasıl sonlandırılacağını, bekleyen hareketlerin takibini kimin sürdüreceğini kararlaştırın. Takip yöntemini belirlemeden bütün erişimleri aynı anda kapatmayın.
Sözleşme ve personel başlıklarını ayrı ele alın
Kira, internet, yazılım, kargo, bakım ve ödeme hizmeti sözleşmeleri için bir envanter oluşturun. Sözleşmenin tarafını, devam eden taahhütleri, alınmış teminatları ve başvurulacak iletişim kanalını kaydedin. Her sözleşmenin sona erme koşullarını kendi metni üzerinden değerlendirin; hepsinin aynı bildirimle kapanacağını varsaymayın.
Çalışan bulunuyorsa personel sürecini ayrı bir çalışma başlığı yapın. Ücret, izin, iş ilişkisi ve sosyal güvenlik konularında hangi bilgilerin hazırlanacağını mali müşavirinizle, gerektiğinde hukuk danışmanınızla görüşün. Ticaret Bakanlığının açıkladığı şirket tasfiyesi de alacak, borç ve sicil işlemlerini kapsayan ayrı bir hukuki çerçevedir; sıradan bir abonelik iptali gibi ele alınmamalıdır.
Arşiv ve erişim planını kapanıştan önce hazırlayın
Defterler, elektronik belgeler, sözleşmeler ve işlem kayıtlarının nerede tutulacağını yazın. Dosyaların yalnızca bir çalışanın bilgisayarında ya da sona erecek bir yazılım hesabında bulunup bulunmadığını kontrol edin. Gerekli dışa aktarımları, okunabilir dosya biçimlerini ve yetkili erişimini hizmet sağlayıcıyla birlikte değerlendirin.
Arşive erişimi sürdürmek, bütün hesapların süresiz açık tutulması anlamına gelmez. Hangi sistemde hangi kaydın korunacağı ve erişimlerin ne zaman değişeceği planlanmalıdır. Saklama ve ibraz yükümlülüklerini de işletmenizin durumuna göre ayrıca sorun.
Görüşmeyi bir sorumluluk listesiyle tamamlayın
Son aşamada her işin karşısına sorumlu kişiyi, gereken bilgiyi ve tamamlanma kanıtını ekleyin. Resmî başvuruları, ticari sözleşmeleri ve işletme içi hazırlıkları farklı satırlarda takip edin. Tamamlandığı söylenen bir işlemin hangi belgeyle doğrulanacağını başlangıçta belirleyin.
Kapanış hazırlığını muhasebe ve beyanname hizmetleri kapsamında görüşebilirsiniz. Mevcut borç ve tahsilat akışını anlamak için nakit akışı ile kâr farkı rehberi de görüşme öncesinde yararlı olabilir.