Bir iş fikrini hayata geçirirken ilk soru çoğu zaman “Şirketi nasıl kurarım?” olur. Oysa kuruluş işlemlerinden önce işin nasıl çalışacağını anlatabilmek gerekir. Ne satacağınız, kimlerle çalışacağınız, tahsilatı nasıl yapacağınız ve hangi giderlerle karşılaşacağınız, mali müşavirle görüşmenin temelini oluşturur. İlk toplantıya kısa bir hazırlık notuyla gitmek, konuşulması gereken konuların görünür olmasını sağlar.
Bu rehber, görüşme öncesinde hazırlayabileceğiniz bilgileri bir araya getirir. Bir evrak teslim listesi değildir; başvuru belgeleri seçilecek yapıya ve işin özelliklerine göre ayrıca belirlenir.
İş modelinizi somut örneklerle anlatın
“E-ticaret yapacağım” veya “Danışmanlık vereceğim” başlangıç için yeterli bir çerçeve sunmaz. Ürününüzü ya da hizmetinizi, satış kanalınızı ve müşterinizin kim olduğunu birkaç cümleyle açıklayın. Fiziksel ürün satışı, dijital hizmet ve aracılık faaliyetleri aynı işleyişe sahip değildir.
Görüşmeden önce şu sorulara cevap hazırlayın:
- Ürün veya hizmeti kimden alacak, kime sunacaksınız?
- Satışlar internet sitesi, pazaryeri, mağaza veya doğrudan sözleşmeyle mi yapılacak?
- Müşterileriniz bireyler mi, işletmeler mi olacak?
- Yurt dışından alım veya yurt dışına satış planlıyor musunuz?
- Ödemeler hangi kanallardan ve hangi para birimleriyle gelecek?
Henüz kesinleşmemiş kararları da açıkça belirtin. Birbirinden farklı iki senaryo varsa ikisini ayrı yazın; böylece faaliyet tanımı ve belge düzeni birlikte değerlendirilebilir.
İşletme türünü yalnızca kuruluş gideriyle karşılaştırmayın
Gündelik dilde “şahıs şirketi” denildiğinde çoğunlukla gerçek kişi işletmesi kastedilir. Gerçek kişi işletmesiyle limited veya anonim şirket seçeneklerini görüşürken aynı kavramları kullandığınızdan emin olun. Tek bir seçeneği herkes için uygun kabul etmek yerine, kendi çalışma biçiminizi ortaya koyun.
Tek başınıza mı başlayacağınızı, ileride ortak almayı düşünüp düşünmediğinizi, yatırım ihtiyacınızı ve yönetim beklentinizi paylaşın. Yalnızca başlangıç giderlerini değil, düzenli muhasebe süreçlerini, karar alma biçimini ve iş büyüdüğünde doğabilecek ihtiyaçları da sorun. Hukuki sorumluluk ve ortaklık sözleşmesi gerektiren konularda ayrıca hukuk desteği ihtiyacını değerlendirin.
Ortaklık ve temsil kararlarını önceden konuşun
Ortaklı bir işte kimlerin ne kadar kaynak sağlayacağı kadar, işi kimin yöneteceği de önemlidir. Ortakların adlarını, planlanan paylarını ve görev dağılımını bir taslakta toplayın. İş adına sözleşme imzalama, banka işlemlerini yürütme ve günlük harcamaları onaylama konularındaki beklentileri kaydedin.
Bu taslak kesinleşmiş bir sözleşme olmak zorunda değildir. Ama ortakların farklı düşündüğü noktaları kuruluş başvurusundan önce belirlemek için yararlıdır. Yabancı ortak veya tüzel kişi ortak bulunuyorsa ilk görüşmede söyleyin; belge hazırlığı buna göre ele alınmalıdır.
Adres ve çalışma düzeninizi açıklayın
Evden çalışma, kiralık ofis, mağaza veya paylaşımlı çalışma alanı planınızı paylaşın. Adresin kime ait olduğunu, kira ilişkisini ve faaliyetin gerçekte nerede yürütüleceğini açıklayın. Kira sözleşmesi imzalamadan önce adresin planladığınız faaliyet açısından değerlendirilmesini isteyin.
Depo, şube, üretim alanı veya çalışan istihdamı düşünüyorsanız bunları da listeleyin. Vergi kaydı, ticaret sicili işlemleri ve işin niteliğine bağlı izinler aynı başlık değildir. Hangi kurumla hangi işlemin yürütüleceğini görüşmede ayrı ayrı netleştirin.
Kuruluş bütçesiyle işletme bütçesini ayırın
Tek seferlik kuruluş giderlerini ve faaliyetin devamındaki harcamaları iki ayrı listeye yazın. Kira, yazılım, mal alımı, personel, pazarlama ve muhasebe hizmeti gibi kalemler için tahminlerinizi paylaşın. Kesin rakam bilmiyorsanız aralık kullanabilirsiniz.
İlk satışla ilk tahsilatın farklı zamanlarda gerçekleşebileceğini düşünerek nakit planınızı da anlatın. Amaç bir kazanç tahmini üzerinden kesin vergi sonucu çıkarmak değildir. İşin mali yapısının ve düzenli takip ihtiyacının anlaşılmasıdır.
Görüşmeden yazılı bir işlem planıyla ayrılın
Ticaret Bakanlığı, MERSİS’i şirket ve ticari işletmelerin kayıt işlemlerinin elektronik ortamda yürütüldüğü sistem olarak açıklar. GİB’in işe başlama rehberi ise mükellefiyet ve bildirim başlıklarını ele alır. Görüşmede kendi durumunuz için hangi adımların gerektiğini sorun.
Toplantı sonunda hazırlanacak belgeleri, işlemi takip edecek kişiyi, ücretin kapsadığı hizmetleri ve kuruluş sonrası belge paylaşım yöntemini yazılı olarak netleştirin. Fatura, gider belgesi ve banka hareketlerinin nasıl iletileceğini baştan konuşmak, çalışma düzenini kurmanıza yardımcı olur.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Uygulamalar değişebileceğinden kuruluş öncesinde güncel koşullar ve işletmenize özgü gereklilikler değerlendirilmelidir.